人事労務関係文書の保存年限
人事労務関係文書の保存年限というと、時効との関係で、法的な保存年限２年３年５年７年などと規定されているホームページや文書は、探せばすぐに見つかります。
では、現実的な保存年限は、何年として運用するのがよいのでしょうか。
人事の記録表：永久（退職者が８０歳程度になるまで）
給与関係：１０年＋アルファ
社会保険・労働保険：１０年＋アルファ
就業規則、労使協定：永久（５０年程度）
この程度が個人的には理想的かと思います。
「人事の記録表」は、社員名簿（労働者名簿）に、人事記録を掲載したもので、ネットで色々な書式を見つけることができます。昇給はまだしも、昇格した記録、懲戒の記録、人事異動の記録などは、記録しておきましょう。
給与関係は、源泉徴収簿・賃金台帳が主です。必要な時（調査時）に、すぐに出せるようにしておきます。
社会保険関係は、保険給付に関する資料などは長期間保管する必要はないでしょう。被保険者資格の関係は、やはり１０年＋アルファは保存しておきたいものです。
ちなみに、事業所（会社）の書類は、実際は、会社がある限り保存しておくことが望ましいと思います。とくに、就業規則を始めとする社内規程、各種の労使協定は、必ず。
毎年１回、保存年限の過ぎた書類を処分する日を設定し、実際に処分します。処分方法は、個人情報保護やプライバシー情報保護の点から、焼却・溶解など、専門の業者に依頼するのも手です。マイクロカットのシュレッダーがあれば自ら処分できないこともありませんが、処分の枚数によっては非常に時間が掛かります。
最近では、電子保存、例えばpdfで保存することもできる書類もありますので、何が何でも紙ベースで保存しなければならない訳ではありません。
文書管理が十分でない中小企業を想定していますので、文書管理が適正に行われている企業様においては、参考になりません。悪しからず。
戦略人事研究所では、
「人事労務関係文書の保存」に関するアドバイスを行っています。
文書管理規程も、整備します。
2014-08-29 (金) 13:41:06
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